Conditions Générales de Vente

Dernière mise à jour : mai 2026

1. Objet

Les présentes CGV régissent les relations contractuelles entre :

Et toute personne morale ou physique (ci-après « le Client ») souscrivant un abonnement au service Dr MANAGER.ai^® dans le cadre de son activité professionnelle.

2. Champ d'application — Client professionnel

Le service Dr MANAGER.ai^® est exclusivement destiné aux professionnels : entreprises, sociétés, cabinets, associations ou indépendants agissant dans le cadre de leur activité professionnelle.

En souscrivant au service, le Client déclare agir à des fins professionnelles. Les dispositions légales protectrices des consommateurs, notamment le droit légal de rétractation, ne s'appliquent pas au présent contrat, sauf disposition impérative contraire.

La période d'évaluation gratuite de 14 jours (voir section 5) constitue une faculté commerciale offerte par Dental K SRL et ne saurait être interprétée comme un droit de rétractation au sens du droit de la consommation.

3. Description du service

Dr MANAGER.ai^® est un bras droit digital du dirigeant destiné aux entreprises. Le service permet notamment de :

• Créer et gérer des processus structurés par dictée vocale
• Gérer les tâches et les rappels de l'équipe
• Structurer l'organigramme, les fiches de poste et les responsabilités
• Gérer le stock, les fournisseurs et les commandes (scan produit par téléphone, à partir d'un catalogue de plusieurs centaines de milliers de références)
• Aider au suivi administratif et financier ainsi qu'à la préparation de la facturation électronique, notamment via des outils tiers connectés, sans se substituer aux obligations légales, comptables ou fiscales du Client
• Trier et résumer les emails professionnels par IA
• Piloter l'activité de l'équipe via des dashboards
• Accompagner le dirigeant dans l'organisation de son entreprise : coaching, suggestions d'organisation et bonnes pratiques de gestion
• Interagir avec un chatbot IA

Le nombre de collaborateurs inclus dépend du palier souscrit (voir section 4). Certaines fonctionnalités peuvent évoluer, être ajoutées ou modifiées dans le cadre de l'amélioration continue du service.

4. Tarifs et formules

4.1 Deal Partenaire (engagement 12 mois)

L'offre actuellement commercialisée est le Deal Partenaire, un engagement de 12 mois réservé aux 50 premières entreprises. Le palier est déterminé par le nombre de membres rattachés à l'entité juridique.

Tous les prix sont indiqués en euros, TVA comprise, au taux applicable selon le pays du Client. Pour les clients professionnels établis dans un autre État membre de l'Union européenne et disposant d'un numéro de TVA valide, le mécanisme d'autoliquidation peut s'appliquer.

4.2 Mécanique et facturation

• L'inscription requiert une carte bancaire valide ; aucun prélèvement pendant les 14 jours d'évaluation gratuite
• Jour 15 : premier prélèvement (995 / 1 995 / 3 245 € selon le palier)
• ~30 jours après : deuxième et dernier prélèvement (même montant)
• Prix verrouillé pendant toute la durée de l'engagement
• Frais de mise en service offerts (valeur 150 €)

Une facture est émise automatiquement à chaque prélèvement et envoyée par email.

4.3 Module de gestion connecté (Odoo^®)

Le module de gestion d'entreprise (stocks, fournisseurs, finances, facturation électronique) repose sur Odoo^®, souscrit séparément par le Client directement auprès d'Odoo^®. Les tarifs Odoo^® sont fixés par Odoo^® et sont indicatifs et non contractuels au regard des présentes CGV. Odoo^® dispose de ses propres conditions générales.

Dr MANAGER.ai^® pilote Odoo^® comme moteur de gestion connecté mais ne refacture pas Odoo^®. Dental K SRL ne saurait être tenue responsable des modifications de tarifs, d'API, de disponibilité ou de fonctionnalités décidées par Odoo^®. La conformité comptable et fiscale reste à valider par le Client ou son comptable.

4.4 Évolutions du service

Les améliorations et mises à jour du cœur du service sont incluses dans l'abonnement, sans surcoût. De nouveaux modules ou fonctionnalités avancés pourront, selon leur nature, être inclus dans l'abonnement ou proposés en option payante. Dental K SRL ne s'engage sur aucune date de livraison concernant les fonctionnalités en développement.

5. Période d'évaluation gratuite de 14 jours

Le Client bénéficie d'une période d'évaluation gratuite de 14 jours à compter de la souscription, lui permettant de tester les fonctionnalités principales du service disponibles sur son compte, sous réserve des connexions, autorisations ou configurations nécessaires à certains modules, sans aucun prélèvement.

Pendant cette période, les processus créés ne sont pas exportables et restent exclusivement consultables dans l'application.

À l'issue des 14 jours :

• Si le Client poursuit, le premier prélèvement est effectué (jour 15) et l'engagement de 12 mois débute.
• Si le Client ne poursuit pas, son accès est désactivé. Les données associées à son compte sont automatiquement supprimées 10 jours après la fin de la période d'évaluation gratuite, ce qui laisse au Client la possibilité de changer d'avis pendant ce délai.

L'annulation pendant la période d'évaluation gratuite s'effectue par simple email à contact@drmanager.ai ou directement dans l'interface.

6. Accès au service

L'accès au service est activé immédiatement après l'inscription. Le Client fournit une carte bancaire valide lors de l'inscription, mais aucun prélèvement n'est effectué pendant la période d'évaluation gratuite de 14 jours.

Le Client crée lui-même ses identifiants de connexion lors de l'inscription. Un lien d'accès à l'application et un email de confirmation lui sont envoyés.

Dental K SRL s'efforce d'assurer une disponibilité optimale du service mais ne peut garantir un accès ininterrompu. Des opérations de maintenance peuvent occasionner des interruptions temporaires, annoncées autant que possible à l'avance.

7. Durée, renouvellement et résiliation

7.1 Durée de l'engagement

L'abonnement Deal Partenaire est conclu pour une durée de 12 mois. En cas de résiliation anticipée après la période d'évaluation gratuite, les prélèvements restants dus au titre de l'engagement restent exigibles et les avantages du Deal Partenaire ne sont plus applicables.

7.2 Renouvellement

À l'issue de l'engagement initial de 12 mois, et sauf souscription d'un nouvel engagement annuel à conditions préférentielles, l'abonnement se poursuit automatiquement en formule mensuelle sans engagement, au tarif normal en vigueur (à titre indicatif au jour des présentes : 300 € TTC/mois pour le palier Cabinet, 600 € TTC/mois pour le palier Cabinet de groupe, 1 000 € TTC/mois pour le palier Centre médical).

Cette formule mensuelle donne lieu à un prélèvement mensuel automatique et est résiliable à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours. Dental K SRL informe le Client avant le terme de l'engagement initial des conditions de renouvellement. Ces tarifs pourront évoluer, toute modification étant notifiée au moins 30 jours à l'avance.

7.3 Résiliation par le Vendeur

Dental K SRL se réserve le droit de suspendre ou de résilier l'abonnement en cas de :

• Non-paiement après relance (délai de 15 jours après mise en demeure)
• Utilisation frauduleuse ou contraire aux présentes CGV
• Violation des droits de propriété intellectuelle
• Tentative d'accès aux données d'autres clients
• Utilisation abusive des ressources du service (requêtes IA excessives, automatisation non autorisée)
• Utilisation du service à des fins illégales ou contraires à l'ordre public
• Comportement abusif ou menaçant envers l'équipe support
• Fourniture d'informations d'inscription fausses ou trompeuses
• Violation des lois applicables, y compris le RGPD

En cas de résiliation pour faute, aucun remboursement n'est dû. Dental K SRL s'engage à notifier le Client par email avant toute résiliation, sauf en cas d'urgence (faille de sécurité, fraude avérée).

7.4 Suspension préventive

Dental K SRL peut suspendre temporairement l'accès au service avant résiliation définitive, notamment en cas de suspicion de fraude ou de faille de sécurité. Le Client est informé dans les meilleurs délais.

8. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes et à jour lors de l'inscription
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Utiliser le service conformément à sa destination professionnelle
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité ou d'accéder aux données d'autres clients
• Ne pas revendre, sous-licencier ou redistribuer le service en dehors du programme d'affiliation prévu (voir section 12)
• Ne pas utiliser le service à des fins illégales ou contraires à l'ordre public
• Respecter les lois applicables, y compris le RGPD, dans l'utilisation du service

Le Client est responsable de toute activité réalisée via son compte, ainsi que de l'utilisation du service par ses utilisateurs, collaborateurs, préposés ou toute personne à qui il donne accès au service.

9. Intelligence artificielle et validation humaine

Dr MANAGER.ai^® est un outil d'aide à l'organisation, à la structuration et à la gestion. Les contenus, processus, suggestions, synthèses, recommandations ou réponses générés par intelligence artificielle constituent des propositions de travail.

Le Client reste seul responsable de la relecture, de l'adaptation, de la validation et de l'utilisation des contenus générés, notamment lorsqu'ils concernent l'organisation de l'entreprise, la gestion d'équipe, la conformité, la facturation, la comptabilité, les ressources humaines, la santé ou toute obligation réglementaire.

Le service peut fournir des suggestions générales d'organisation ou de préparation de processus, y compris en matière de ressources humaines. Il ne prend aucune décision de recrutement, d'évaluation, de sanction, de classement ou de gestion individuelle des travailleurs. Toute décision relative à une personne physique relève exclusivement du Client et doit faire l'objet d'une intervention humaine qualifiée.

Dr MANAGER.ai^® ne se substitue ni au jugement professionnel du Client, ni à un avocat, comptable, conseiller fiscal, médecin, praticien de santé, délégué à la protection des données ou autorité compétente.

10. Secret professionnel et données de santé

Dr MANAGER.ai^® n'est pas conçu pour héberger, traiter ou gérer des dossiers patients, des données cliniques nominatives ou des données de santé individuelles.

Le Client s'engage à éviter l'introduction de données de santé individuelles ou nominatives dans le service. Si de telles données sont introduites malgré cette recommandation, le Client demeure seul responsable de la licéité, de la minimisation et de la sécurité de ce traitement.

Lorsque le service identifie des contenus susceptibles de concerner des patients, notamment dans le cadre du tri d'emails professionnels, ces contenus ne sont pas résumés automatiquement et doivent être traités dans la messagerie habituelle du Client.

Le Client demeure seul responsable de la conformité de son utilisation du service avec ses obligations légales, déontologiques et professionnelles. Dental K SRL ne saurait être tenue responsable d'un manquement au secret professionnel résultant de l'utilisation du service par le Client.

11. Propriété intellectuelle et export

Le service Dr MANAGER.ai^®, incluant son logiciel, ses contenus, ses modèles, templates, structures, interfaces, prompts et méthodes, est la propriété exclusive de Dental K SRL et est protégé par les lois relatives à la propriété intellectuelle.

L'abonnement confère au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement.

Les processus créés par le Client à l'aide du service restent sa propriété. Pendant la durée de l'abonnement, le Client peut exporter ses processus dans les formats standards proposés par le service, notamment au format PDF lorsque cette fonctionnalité est disponible. Cet export n'est pas disponible pendant la période d'évaluation gratuite.

En cas de résiliation ou de non-renouvellement, le Client est invité à réaliser ses exports avant la fin effective de son accès. L'accès au service est ensuite désactivé et l'ensemble des données du compte est définitivement supprimé 30 jours après la fin de l'abonnement, sauf données devant être conservées pour respecter une obligation légale, comptable, fiscale, probatoire ou de sécurité.

Les modèles, templates, structures, interfaces, prompts, méthodes et éléments propriétaires de Dr MANAGER.ai^® ne sont pas exportables et restent la propriété exclusive de Dental K SRL.

12. Programme d'affiliation

Dental K SRL propose un programme d'affiliation (Cashback Ambassadeurs) permettant aux clients actifs de percevoir une commission récurrente pour chaque nouveau client recommandé.

L'ambassadeur agit de manière indépendante et n'a ni la qualité de salarié, ni celle d'agent commercial de Dental K SRL ; il est seul responsable de ses obligations fiscales relatives aux commissions perçues. Les conditions d'éligibilité, les taux de commission, la base de calcul, les seuils et les modalités de versement font l'objet d'un règlement spécifique communiqué lors de l'inscription au programme. Dental K SRL se réserve le droit de suspendre un ambassadeur en cas d'abus et de modifier les conditions du programme avec un préavis de 30 jours.

13. Protection des données personnelles (RGPD)

Dans le cadre de la fourniture du service, Dental K SRL agit en qualité de sous-traitant pour les données traitées pour le compte du Client, ce dernier étant responsable du traitement des données qu'il introduit dans le service.

Dental K SRL s'engage à :

• Traiter les données uniquement pour les besoins de la fourniture du service et selon les instructions du Client
• Garantir la confidentialité des données traitées
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sécurité (chiffrement en transit, isolation des données par client, accès restreint)
• Notifier le Client dans les meilleurs délais en cas de violation de données le concernant
• Ne pas utiliser les données du Client pour entraîner, affiner ou développer des modèles d'intelligence artificielle sans accord explicite du Client
• Assister le Client dans le traitement des demandes d'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition)
• Supprimer ou restituer les données à la fin de la prestation, dans les conditions prévues à la section 11

Les prestataires techniques auxquels Dental K SRL fait appel (hébergement cloud, modèles d'intelligence artificielle, passerelles de paiement, messagerie), ainsi que les services tiers connectés par le Client lui-même — tels qu'Odoo^® lorsque le Client choisit de l'utiliser — sont détaillés, avec la localisation des données et l'encadrement des transferts hors UE, dans notre Politique de Confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGV.

L'accord de sous-traitance (DPA) applicable au service est disponible sur demande à contact@drmanager.ai et fait partie intégrante du contrat lorsque le service implique un traitement de données personnelles pour le compte du Client.

14. Limitation de responsabilité

Dr MANAGER.ai^® est fourni dans le cadre d'une obligation de moyens. Dental K SRL ne garantit pas de résultat déterminé.

Dental K SRL ne saurait être tenue responsable :

• Des décisions prises par le Client sur la base des processus, conseils ou recommandations générés par le service
• Des dommages indirects (perte de données, manque à gagner, préjudice commercial...)
• Des interruptions de service résultant d'une défaillance des fournisseurs tiers (voir section 15)
• Des manquements du Client à ses obligations de validation humaine des contenus générés par IA (voir section 9)

La responsabilité de Dental K SRL est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au cours des 12 derniers mois. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle ou dolosive, ni aux responsabilités qui ne peuvent légalement être exclues ou limitées.

15. Force majeure et services tiers

Le service repose sur des infrastructures et services tiers (hébergement cloud, modèles d'intelligence artificielle, passerelles de paiement, services de messagerie, fournisseurs d'accès internet) dont la disponibilité échappe au contrôle de Dental K SRL.

Dental K SRL ne saurait être tenue responsable des manquements à ses obligations résultant d'un cas de force majeure ou de circonstances indépendantes de sa volonté, incluant notamment : catastrophe naturelle, pandémie, panne généralisée d'infrastructure internet, acte de cyberattaque, décision gouvernementale ou réglementaire, ainsi que toute interruption, défaillance ou modification des services tiers sur lesquels repose le fonctionnement de Dr MANAGER.ai^®.

16. Service client

Pour toute question ou réclamation :

Email : contact@drmanager.ai

Nous faisons nos meilleurs efforts pour répondre dans un délai indicatif de 48 heures ouvrées. Aucun niveau de service garanti (SLA) n'est applicable, sauf accord écrit spécifique entre les parties.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont soumises au droit belge.

En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège seront seuls compétents.

18. Modifications des CGV

Dental K SRL se réserve le droit de modifier les présentes CGV. Les modifications seront notifiées par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

Les modifications ne s'appliquent pas à la période d'engagement déjà payée ou contractuellement verrouillée, sauf lorsqu'une modification est rendue nécessaire par la loi, la sécurité du service, son évolution technique ou les exigences de fournisseurs tiers.

Le Client qui n'accepte pas les nouvelles conditions peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur, dans les conditions prévues à la section 7.